Notion, l’outil collaboratif tout-en-un à adopter pour booster sa productivité

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On dit souvent que les bons outils font les bons ouvriers. La gestion de projet n’échappe pas à la règle, surtout lorsque les équipes sont réparties aux quatre coins de la France et que les tâches et entités prenant part au projet se font nombreuses. C’est pourquoi il est crucial de se doter d’outils efficaces qui facilitent la collaboration. Affirmer que l’on manque de solutions numériques pour nous assister dans notre quotidien serait malhonnête. Nous n’avons jamais eu autant d’outils collaboratifs à notre disposition qu’en 2023. L’offre est tellement développée qu’il en devient difficile de savoir lequel serait le plus adapté à nos besoins. Chez Immersive, nous avons déjà testé de nombreux outils mais aucun ne nous a semblé aussi complet et flexible que Notion. Et oui, tout le monde en parle et on s’y met aussi ! S’il est aujourd’hui au cœur de l’attention, c’est tout simplement car il est en passe de remplacer toutes les applications de productivité personnelles et industrielles actuelles ! Zoom sur cet outil tout-en-un qui révolutionne notre façon de travailler. 

Présenter Notion en quelques mots est un défi en soi, tant cet outil regorge de possibilités et de fonctionnalités pour soulager votre organisation quotidienne. Conçu comme un caméléon, il s’adapte aux besoins de l’utilisateur. Certains l’utilisent pour prendre des notes et étudier. D’autres l’utilisent pour la gestion d’entreprise et l’organisation de projets. Certains ont recours à Notion pour planifier leur contenu. D’autres s’en servent comme simple tableau de bord pour éviter d’oublier certaines tâches. En somme, Notion n’a pas été créé pour un usage prédéfini, c’est à vous de décider ce que vous souhaitez en faire. 

Je dirai qu’avec Notion vous n’aurez plus besoin de jongler d’une application à une autre. Notion est une solution flexible et polyvalente offrant un condensé de fonctionnalités qui vous permettront d’oublier Google Doc, Evernote, Calendar, Asana ou encore Trello pour créer et gérer des tâches, des notes et des projets en toute facilité en un seul endroit. Notion, c’est également la promesse d’un outil favorisant la collaboration en temps réel via des espaces de travail partagés et optimisés.

Si je vous parle aujourd’hui de Notion, c’est bien entendu parce que je l’ai testé et qu’il fait actuellement partie de notre arsenal de productivité chez Immersive. 

Sa polyvalence et son degré de flexibilité en font un excellent choix pour la gestion de projet.

Chez Immersive, Notion nous sert aussi bien pour l’organisation interne de l’entreprise que pour la gestion de projet de nos clients ; aussi variés soient-ils. Grâce à Notion, nos clients peuvent suivre l’avancement de leur projet en temps réel et nous communiquer les documents nécessaires à sa réalisation par le biais d’un simple glisser-déposer. 

Voici un aperçu rapide de notre utilisation de Notion : 

• Organisation de réunion quotidiennes
• Création de tableaux de bord personnels et gestion de to-do-lists
• Base de données clients
• Collaboration sur différents projets : création de site internet, community management…
• Demande et gestion des congés
• Création de rétro-planning
• Création de calendriers éditoriaux

Cette liste est évidemment exhaustive puisque les possibilités sont infinies 🤩

D’après notre retour d’expérience, nous avons listé quelques avantages qui distinguent Notion et en font un outil incontournable dans notre quotidien professionnel : 

• 🤝 Outil collaboratif : Vous pouvez inviter d’autres personnes, internes ou externes, à consulter et à modifier vos notes et vos tâches. 
• 🎨 Personnalisable à l’infini : Vous partez d’une page blanche que vous pouvez ajuster en fonction de vos besoins. Vous avez également accès à des templates gratuits pour faciliter votre prise en main de l’outil. 
• 📱 Application multiplateforme : Notion est avant tout une application qui fonctionne dans votre navigateur web, mais elle est également déclinée en application desktop (Mac ou Windows) et mobile (iOs et Android). Vous pouvez ainsi naviguer d’une interface à une autre sans manquer une seule mise à jour.
• 🛠 Nombreuses fonctionnalités : Vous pouvez créer une liste de tâches, un calendrier pour les évènements importants ou pour planifier vos publications sur les réseaux sociaux, un tableau Kanban pour suivre l’état d’avancement des projets et des bases de données pour la gestion du travail. 
• 💡 Usages multiples : Il serait réducteur de penser que Notion convient uniquement à un usage professionnel. Notion peut aussi bien convenir pour organiser sa vie personnelle ou pour ses études. 

Lorsque l’on télécharge l’application Notion et que l’on se connecte pour la première fois sur la plateforme, il peut être difficile de savoir par où commencer et comment s’y prendre. Pas de panique, on a tous été confrontés à cette fameuse page blanche déroutante au départ ! 

Rassurez-vous, vous parviendrez à trouver rapidement vos repères dès que vous aurez compris le mode de fonctionnement de Notion. Pour faire simple, Notion s’apparente à la construction d’un site web constitué de pages et de blocs pour organiser et structurer le contenu.

Les pages sont les éléments de base de Notion. Chaque page peut être assimilée à un espace de travail dans lequel vous pouvez ajouter tout type de données et contenus, prenant la forme de blocs. Les pages peuvent être créées pour représenter des projets, des idées, des notes… Elles apparaissent directement dans votre barre latérale de gauche pour former une sorte de menu de navigation. 

Les blocs, quant à eux, sont les éléments de contenu qui composent une page. Un bloc peut prendre la forme d’un texte (titre, citation), de fichiers (images, vidéos, audios, documents), d’une liste de tâches, d’une base de données, d’un tableau, d’un calendrier, d’un menu déroulant… Chaque bloc peut être déplacé, modifié, supprimé ou organisé en une ou plusieurs colonnes, à votre convenance, pour s’adapter à vos besoins. En somme, les blocs vous permettent de formater l’aspect et la mise en page d’une page et d’ajouter différents types de contenu.

L’objectif de tout outil collaboratif est bien évidemment de vous faire gagner du temps grâce à une meilleure organisation. Notion étant un superbe outil, c’est votre utilisation qui fera la différence ! C’est pourquoi vos premiers pas sur Notion sont déterminants pour ne pas prendre de mauvaises habitudes ou mal configurer vos pages dès le départ. 

Pour vous assurer de démarrer du bon pied, n’hésitez pas à regarder des tutoriels vidéos pour éviter de créer des pages interminables et apprendre à créer des bases de données claires et ordonnées. Un espace de travail bien structuré, c’est une tête bien organisée et du temps optimisé ! 

Vous pouvez également télécharger des templates Notion pour vous accompagner dans la prise en main et créer rapidement un espace de travail adapté à vos besoins. L’un des avantages de Notion est qu’il existe une grande communauté d’utilisateurs qui n’hésitent pas à partager leurs propres modèles pour des utilisations diverses. Beaucoup d’entre eux peuvent être téléchargés gratuitement. Pour des templates plus élaborés, il faudra en revanche payer pour se les procurer. Vous pouvez consulter la bibliothèque de templates directement via ce lien.

Notion offre une version gratuite de son outil qui propose des fonctionnalités de base telles que la création de pages, de bases de données, de listes de tâches etc. Cette version gratuite vous suffira probablement pour votre usage personnel ou simplement pour vous aider à démarrer et à apprivoiser l’outil. Pour un usage professionnel, vous risquez d’être rapidement limité notamment en termes de nombre de membres d’équipe et de quantité de stockage disponible.

Notion propose également des versions payantes de l’outil qui offrent des fonctionnalités plus évoluées et plus adaptées à un usage professionnel. Voici le détail : 

• Version Plus : Accessible pour 8$ par utilisateur et par mois, ce plan donne accès à un nombre illimité de blocs et de téléchargements de fichiers, un historique des pages de 30 jours et jusqu’à 100 utilisateurs invités.
• Version Business : Accessible pour 15$ par utilisateur et par mois, ce plan est destiné aux entreprises qui souhaitent recourir à Notion pour connecter plusieurs équipes et outils. Vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de la version Plus auxquelles s’ajoutent l’authentification unique SAML (SSO), des espaces d’équipes privés, l’historique des pages pendant 90 jours et jusqu’à 250 utilisateurs invités.
• Version Entreprise : Ce plan comprend toutes les fonctionnalités du forfait Business mais aussi l’approvisionnement des utilisateurs, des contrôles et sécurités avancés, un journal d’audit, un gestionnaire de compte attitré, des données analytiques ou encore un historique de page illimité. Pour ce qui est du prix, il vous faut contacter l’équipe commerciale afin d’obtenir un devis sur-mesure adapté à vos besoins.

Benjamin, le spécialiste de Notion dans la team Immersive, a créé son propre template pour améliorer sa productivité et son efficacité quotidienne. Simple et intuitif, il lui permet de: 

• Visualiser ses objectifs à long terme
• Planifier ses périodes de travail
• Libérer son esprit de toutes les tâches du quotidien
• Prioriser ses actions
• Planifier ses journées 

Parce qu’on est généreux et bienveillant chez Immersive, nous vous proposons de le télécharger gratuitement pour devenir opérationnel à votre tour !🤩

Pour le mettre en place, il vous suffit de cliquer sur ce bouton. Vous allez atterrir directement sur le template de Benjamin. Il vous faudra ensuite cliquer sur l’icone « … » en haut à droite de votre écran puis sur « Dupliquer » pour l’obtenir dans vos pages privées.

Comme nous l’avons vu, que vous soyez étudiant, professionnel ou entrepreneur, Notion peut vous aider à garder le contrôle de vos tâches et à collaborer avec les autres. Notion est un outil de productivité puissant et polyvalent qui peut vous aider, vous et vos équipes, à rester organisés et à gérer votre travail plus efficacement. Chez Immersive, nous l’avons essayé et adopté. Même nos clients en sont ravis pour suivre l’avancement de leurs projets en toute transparence ! De votre côté, avez-vous eu l’occasion de l’essayer ? Seriez-vous intéressé par d’autres templates dédiés à un usage marketing ? N’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires 😉